Οι επιχειρήσεις και οι οργανισμοί σήμερα, σε συνθήκες έντονου ανταγωνισμού, αναγκάζονται να λειτουργούν ευέλικτα και αποτελεσματικά αναλαμβάνοντας μικρά ή μεγάλα έργα, είτε τα ονομάζουν έτσι είτε όχι. Είναι επίσης λογικό ότι τα ίδια τα στελέχη του οργανισμού, είτε είναι Διαχειριστές Έργων είτε όχι, θα πρέπει, πέραν των άλλων καθηκόντων τους, να επιτελούν αποτελεσματικά τον ρόλο του Διαχειριστή Έργου ή του μέλους της ομάδας ενός έργου.
Στην περίπτωση αυτή, υπογραμμίζεται έντονα η ανάγκη για μια κοινή γλώσσα επικοινωνίας, για απλά και πρακτικά εργαλεία για τον προγραμματισμό, την παρακολούθηση και τον συντονισμό των έργων, ώστε να είναι πάντα επιτυχή, εντός του αντικειμένου, του χρόνου και του προϋπολογισμού.
Για να επιτευχθούν τα παραπάνω, θα πρέπει να ακολουθηθεί ένα κοινό πρότυπο, διεθνώς αποδεκτό και δοκιμασμένο, το οποίο, στην απλοποιημένη του μορφή, θα αποτελεί τον “οδηγό” στο σχεδιασμό, την υλοποίηση, την παρακολούθηση και την ολοκλήρωση των έργων.
Τα σεμινάρια GK (George Kyriakidis), έχοντας πολύχρονη εκπαιδευτική και συμβουλευτική εμπειρία, επέλεξε ως πρότυπο το PMBOK v.5 του Project Management Institute (www.pmi.org) και σχεδίασε ένα ειδικό πρακτικό πρόγραμμα για διαχειριστές και στελέχη που συνεργάζονται σε έργα ή διαχειρίζονται έργα μικρού ή μεγάλου μεγέθους με τίτλο “Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων για Στελέχη Οργανισμών”.
ΣΚΟΠOΣ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡAΜΜΑΤΟΣ
Σκοπός του προγράμματος είναι να διαμορφώσει τη σωστή και κοινή αντίληψη της διαχείρισης έργων με τη χρήση πρακτικών και διεθνώς αποδεκτών εργαλείων (Project Manager’s Toolkit) και να βοηθήσει αποτελεσματικά τους συμμετέχοντες να οργανώσουν την εργασία τους βελτιώνοντας την αποδοτικότητα τόσο τη δική τους όσο και της ομάδας τους.
ΣΤΟΧΟΙ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ
Πιο συγκεκριμένα, με την ολοκλήρωση του προγράμματος οι συμμετέχοντες στο πρόγραμμα διαχείρισης έργων θα είναι σε θέση να
– Να κατανοούν τη Διαχείριση Έργων με βάση τις διεθνείς Βέλτιστες Πρακτικές και τα διεθνώς αποδεκτά πρότυπα (Project Management Institute
– Να αναγνωρίζουν τις ανάγκες των εμπλεκομένων (Stakeholders) σε ένα έργο (Needs Analysis), όπως η Διοίκηση, οι συνεργάτες ή οι πελάτες, να καταγράφουν και να περιγράφουν με σαφήνεια και πληρότητα το φυσικό αντικείμενο του έργου (Scope Management)
– Να σχεδιάσετε ή να υλοποιήσετε πρακτικά και ουσιαστικά την αναλυτική δομή του έργου (Work Breakdown Structure) για να διασφαλίσετε την πληρότητά της
– Αναλύστε το έργο σε εργασίες (Δραστηριότητες) και εκτιμήστε τη διάρκεια και τις απαιτήσεις σε πόρους κάθε εργασίας (εκτίμηση διάρκειας και κόστους δραστηριοτήτων)
– Να σχεδιάζει ή/και να παρακολουθεί στοιχειώδη χρονοδιαγράμματα (διαγράμματα Gantt και διαγράμματα δικτύου) για την παρακολούθηση του έργου από άποψη χρόνου
– Να υπολογίζει και να καταχωρεί, όπου χρειάζεται, τους κύριους δείκτες παρακολούθησης του έργου (CPI, SPI, CV, SV) καθώς και τους δείκτες πρόβλεψης για την πρόοδο του έργου (EAC, ETC, TCPI)
– Παρουσίαση της κατάστασης και της προόδου του έργου στα ενδιαφερόμενα μέρη (προϊστάμενος, πελάτες).
– Χρήση βασικών εργαλείων διαχείρισης ανθρώπινων πόρων σε ένα έργο (ανάθεση καθηκόντων, παρακίνηση, διαχείριση συγκρούσεων κ.λπ.)
– Να σχεδιάζετε μια διαπραγμάτευση και να χρησιμοποιείτε διάφορες τεχνικές πειθούς
– Να καταγράφετε και να αναλύετε ποιοτικά τους κύριους κινδύνους του έργου (διαχείριση κινδύνων)
– Να περιγράφετε τα βασικά βήματα για τη χρήση ενός λογισμικού υποστήριξης της διαχείρισης έργων. Θα γίνει σύντομη παρουσίαση των δυνατοτήτων του MS Project.
ΜEΘΟΔΟΣ ΚΑΤAΡΤΙΣΗΣ:
Τα προγράμματα υλοποιούνται μέσα σε ένα δομημένο πλαίσιο που έχει τη μορφή βιωματικού και πρακτικού εργαστηρίου:
– Κάθε συμμετέχων εργάζεται πάνω σε ένα πραγματικό σενάριο εργασίας
– Κάθε συμμετέχων γνωρίζει τα δυνατά του σημεία και τους τομείς που χρήζουν βελτίωσης μέσω μιας σειράς δοκιμασιών και ασκήσεων
– Κάθε βήμα της θεωρίας αναπτύσσεται συνοπτικά και αμέσως μετά ακολουθούν πρακτικές ασκήσεις από όλους.
ΔΙAΡΚΕΙΑ ΚΑΤAΡΤΙΣΗΣ:
Το πρόγραμμα υλοποιείται σε διάστημα 3 ημερών (συνολικά 24 εκπαιδευτικές συνεδρίες).
ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚO ΥΛΙΚO:
Το εκπαιδευτικό υλικό περιλαμβάνει:
– Ατομικό φάκελο με εισαγωγικό εγχειρίδιο διαχείρισης έργων
– Πίνακα με όλους τους χρήσιμους τύπους
– Πλήρες βιβλίο εργασίας με πολυάριθμες ασκήσεις και ερωτήσεις